中小企該如何有系統地計糧?外判出糧、薪酬計算系統大比拼

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中小企業透過薪酬系統做到高效管理薪酬

據政府統計,截至2020年9月,本港有超過34萬家中小企業,佔全港企業總數約98%。創業人士除了要解決人手、空間等問題,計算員工薪酬也是一大難題,若有良好的薪酬計算系統便能有效解決問題。現時,市面上有外判出糧服務和各種計糧系統,究竟那個薪酬計算系統最合適自己?

薪酬計算包括什麼?

根據香港法例,無論僱員的薪酬屬何種制度,包括月薪、日薪或按件計薪等,均須以 12 個月的平均工資來計算有關法定權益,並在計算平均工資時,剔除「不予計算在內」的期間及工資:假日薪酬、年假薪酬、疾病津貼、待產假薪酬、產假薪酬、年終酬金及代通知金。除了計算僱員考勤、基本薪酬,最複雜的就是計算假日薪金、疾病津貼等。

外判出糧

一)什麼是外判出糧?

外判出糧,指外判機構或專業人士處理與僱傭相關的所有專務,包括僱傭合約、薪酬計算、假期管理、強積金供款和稅務申報等。該專業人士會根據公司僱員的考勤紀錄、休假,以及公司所提供的獎金制,在指定出糧日前計算好員工薪酬,準備好銀行出糧檔案並交由公司作最後的核實,最後經帳戶代發薪金到員工帳戶上。

外判出糧服務能有效減輕計算薪酬的負擔

二)外判出糧的優缺點

1.節省人手及程序

一般中小企人手並不算多,員工流動性較大,要處理及計算員工薪酬並非一兩個人可以解決,而且計算薪酬過程繁複,又涉及大量記錄和文件管理,需要耗費大量時間和精力。如果選擇外判計算薪酬,既可以節省人手,又可以減少HR每月統計時間。另外,交由專業的人士負責計算薪酬,公司相對放心,可以專注於個人業務。

2.避免觸犯勞工法

薪酬計算看似簡單的計算問題,但當中涉及很多法律問題,做好薪酬計算還需要了解勞工法例。將薪酬計算外判,減少時間去大量翻查法律文件,也大大減少因缺乏法律基礎惹上勞資糾紛的問題。

3.人手計算易出錯

始終目前外判出糧仍是以人手計算為主,比較依賴人手輸入數據,難以避免出現人為錯誤。而這也是唯一缺陷。

計糧系統

若想避免人手計算出錯,便需依賴薪酬計算系統的幫助。薪酬系統的計算方式不需人手輸入薪酬資料,員工在辦公時候,電腦會自動記錄一切資料,無須額外再輸入相關數據去計算薪酬。

一)什麼是計糧系統?

薪酬計算系統簡稱為計糧系統。事實上,計糧系統是人力資源系統(HRM)的一個部分,薪酬系統通過預先設定好規則,整理好一切算法和表格的Payroll,自動統計遲到、早退、加班及無薪假等數據,透過嚴密的計算,計算出每位員工當月應得薪酬。一般的大企業都使用薪酬計算系統去結算員工的薪酬,可減少數據出錯的情況。

二)薪酬計算系統的優缺點

1.靈活方便

鑒於企業的大小不同,所需要的薪酬計算系統內容也會有出入。而大部分的薪酬系統可以量身定製屬於你企業的內容。包括出糧時間、頻率,亦可以自訂福利、獎金解構。而員工也可以隨時在薪酬系統上查閲資料、糧單、稅單、申請年假病假等。而市面上的薪酬計算系統通常是按月收費,即租即用,想終止服務也很方便。

使用薪酬計算系統讓薪酬計算更靈活

2.保障僱員利益

根據僱傭條例,僱主應保留前僱員的個人資料以維護勞資權益,例如須在僱員離職後6個月內繼續保存其工資記錄,如沒有保存相關記錄最高可罰款1萬元。使用薪酬計算系統,可將薪酬計算資料轉化為數碼化的形式儲存,以免產生任何勞資糾紛及觸犯法例。利用薪酬系統儲存薪酬資料,能將事務變得數據化,同時達到減少紙張和節省空間的效果,這也是不少大企業選用薪酬系統作計算的原因。

薪酬系統能為公司省下不少空間和減少使用紙張

3.選擇多難以下手

在林林總總的薪酬計算系統下作出選擇,也是一大難題。目前市面上計算薪酬系統選擇多樣,其提供的服務、操作方式、收費各有不同。想為企業挑選合適的薪酬計算系統,需事前花費時間去研究租用計糧系統的服務涵蓋內容。

外判出糧及薪酬計算系統各有優劣,但薪酬系統能方便記錄員工的出勤記錄。反之,利用外判出糧就有機會造成人手失誤。企業需根據自身的業務去選擇適合的服務,才能好好處理薪酬計算問題。

編輯/製圖:Business Digest

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