【精明工作】中小企如何選擇HR系統?一文解構HR系統

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中小企如何選擇HR系統?一文解構HR系統

隨著企業規模逐漸擴大,需要管理的員工越來越多,整理的資料也越來越多,不少中小企老闆開始考慮使用人力資源管理系統,以減少繁複的工作。但目前市面上HR系統五花八門,該用甚麼標準比較HR系統?如何評估HR系統功能?這篇文章將教你選擇HR系統的五部曲。

何謂HR系統?

HR系統,全稱人力資源管理系統,是為專門解決中小型企業的人力資源管理而研發的一套智能化的HR管理工具。其最大的特點是可以利用網路完成各種人事管理功能,例如,加班、請假、出差、出糧單等,而且所有的信息都會保留在HR系統中,方便員工隨時查閱。

良好的HR系統具有許多多元化的功能

如何選擇適合自己的HR系統?

1.認清公司的需求

比較HR系統前需要了解公司的規模、業務,才能篩選出合適的HR系統。每間公司所制定的人事規章制度都有所不同,而HR的工作通常都是按照公司規章進行管理。因此,在選擇人力資源管理系統時先要認清自己公司的需求。例如,如果公司屬於創意型業務或員工需要經常外出時,HR系統則不用考慮出勤打卡系統;另外,對於像餐飲業有多種類型員工(非全是全職)的企業,則需要考慮HR系統能否具有自定義薪酬計算功能。

2.評估HR系統功能

認清公司需求後,則要評估HR系統的功能是否有彈性和成熟。HR系統就是為了可以提高工作效率而誕生,所以評估HR系統時,要考慮是否有具備強大的自定義功能。隨著社會發展以及企業擴大,公司的政策也會作出改變,例如,因應疫情有不少公司採取彈性上班政策,若HR系統不能及時更新,會給員工帶來極大的不方便。因此人力資源管理系統的自定義功能愈全面,愈能符合各產業的需求。

建議企業在比較不同HR系統時候,可以留意有否具備這些功能:員工糧單、考勤明細表、418報表、MPF報表、税表等等。

選有HR系統前需訂下評估標準

3.人力資源管理系統的更新頻率

除了評估HR系統的功能外,人力資源管理系統內的資料需與時並進。人力資源管理的薪金計算會涉及不同因素影響,如每年的公眾假期都有變化,而各地的法律法規也會定時更新。因此,在比較不同HR系統供應商時,需要考慮到維護更新的頻率。為以防萬一,HR最好也要學習相關法律,即使HR系統未能立即同步資料庫,亦能靠手動更新人力資源管理系統設定。

4.供應商的服務及穩定性

HR系統的穩定性也是評估範圍內。事實上,人力資源管理系統也是一個巨大的「資料庫」,裡面存放了所有員工的資料。因此在評估一個HR系統時,還需要留意它的安全性和保密性。一般來說,亞馬遜的AWS服務是相對安全和穩定的。此外,記得比較HR系統供應商的售後服務。每個人力資管理系統的使用方法有所出入,難以確保自己百分百會使用該系統,這就很需要客服人員的協助。因此在評估HR系統時,切勿忘記將客戶服務歸納在考量範圍內。

比較HR系統收費計畫

在有限的資金下,企業在選購過程中必然會比較HR系統服務。以市面上較為出名的兩個人力資源管理系統為例,雲端SaaS及HR套裝。在兩個HR系統比較之下,彼此各有千秋。但選用那個HR系統,還需根據業務內容。下圖為兩個HR系統之間的比較:

兩個人力資源管理系統的比較

細心比較兩個HR系統,套裝系統的收費雖然較高,但套系統的客製化程度比較大。另外需注意,雲端系統對網絡的穩定性需求很高;相反,即使網絡出現問題,套裝依然能夠運作。

最後,雖然以上比較了兩個常用的HR系統,但企業還需試用後才能得出結論。每個HR系統因應企業的規模和實際情況所需,而有所不同。想評估出一個HR系統是否適合公司的長遠需求,更需要花時間去認證人力資源管理系統所帶出的成效。

編輯/製圖:Business Digest

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