【你要知道的商管知識】四招確保Home Office的工作效率

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武漢肺炎攻入香港,不少公司都安排員工在家工作,減低感染機會。網上流傳恒生銀行六名管理培訓生(MT),趁公司安排在家工作,相約一同行山,並將合照放上IG,最終被揭發,六人齊接警告信。

網上流傳照片所見,六人在紅香爐峰合照,背景是維港兩岸,更有人舉起手指公,形容「Best WFH activity(最佳的在家辦公活動)」,另外一張圖片則有人舉起勝利手勢,打上「人在野」,神情相當興奮。

恒生銀行發言人指,十分重視相關事件,今次涉事員工為較新入職,其主管已慎重地提醒他們彈性工作安排的守則,會按內部程序及指引嚴正處理。

到底怎樣確保Home Office的工作效率?有以下四招:

一)善用視像會議程式
現時科技已十分方便,視像會議和面對面開會已沒有太大分別。常用的軟件包括Hangout、Zoom和TeamViewer。

Hangout由Google自家推出,只要有Google的帳號就能使用,用戶可以毋須下載軟件,開啟頁面便能進行視像會議。在視像會議期間,還可以直接開啟Google文檔,讓會議成員共同編輯此文檔,作會議紀錄等。免費的群組視訊通話最多可讓 10 位聯絡人一起進行。

Zoom為李嘉誠旗下維港投資持股的「獨角獸」雲端視像會議軟件公司。參與者無需 Zoom 帳戶即可加入會議。也有包括適合小型團隊、中小型企業、大型企業方案,其中小型團隊方案參與者可達 100 名,另設有大型會議附加元件,可讓多達 1,000 位參與者一同參與會議。

TeamViewer設有線上協同作業、參加會議、與個人或群組聊天。用戶只需使用TeamViewer內置「我的會議」功能,便可管理已安排好的會議。每場會議的參與者最多可達到25位。

二)設定明確工作指標
很多時候公司管理缺乏效率,往往是因為缺乏可量化的指標。例如,平面設計師畫了多少張圖,能否如期起貨?市場推廣人員完成了多少文案,接觸了多少客戶?

三)多用手機增強聯繫
當不在辦公室時,與同事保持聯繫更加重要。現時科技發達,無論是文字訊息、通話或視訊都非常方便,更可以利用Google Drive等共享平台同時工作,緊貼工作進度的同時,亦可互相鞭策。

四)定時匯報工作進度
如果上司經常自己詢問下屬工作進度,就容易顯得自己很麻煩。不過如果上司事先約定,團隊每天都在指定時間匯報工作進度,讓員工自己匯報,那就有效率得多。員工不會覺得經常被催促,也會培養員工自律的能力。

做足以上措施,就不用擔心員工在上班時約行山還放上IG了!

製圖/文字:Business Digest

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