【精明工作】中小企如何選擇HR系統？一文解構人力資源管理系統
隨著企業規模逐漸擴大，需要管理的員工越來越多，整理的資料也越來越多，不少中小企老闆開始考慮使用人力資源管理系統，以減少繁複的工作。但目前市面上HR系統五花八門，該用甚麼標準比較HR系統？如何評估HR系統功能？這篇文章將教你選擇HR系統的五部曲。
挑選HR系統的重點
何謂HR系統？
HR系統，全稱人力資源管理系統，是為專門解決中小型企業的人力資源管理而研發的一套智能化的HR管理工具。其最大的特點是可以利用網路完成各種人事管理功能，例如，加班、請假、出差、出糧單等，而且所有的信息都會保留在HR系統中，方便員工隨時查閱。
如何選擇適合自己的HR系統？
1.認清公司的需求
比較HR系統前需要了解公司的規模、業務，才能篩選出合適的HR系統。每間公司所制定的人事規章制度都有所不同，而HR的工作通常都是按照公司規章進行管理。因此，在選擇人力資源管理系統時先要認清自己公司的需求。例如，如果公司屬於創意型業務或員工需要經常外出時，HR系統則不用考慮出勤打卡系統；另外，對於像餐飲業有多種類型員工（非全是全職）的企業，則需要考慮HR系統能否具有自定義薪酬計算功能。
2.評估HR系統功能
認清公司需求後，則要評估HR系統的功能是否有彈性和成熟。HR系統就是為了可以提高工作效率而誕生，所以評估HR系統時，要考慮是否有具備強大的自定義功能。隨著社會發展以及企業擴大，公司的政策也會作出改變，例如，因應疫情有不少公司採取彈性上班政策，若HR系統不能及時更新，會給員工帶來極大的不方便。因此人力資源管理系統的自定義功能愈全面，愈能符合各產業的需求。
建議企業在比較不同HR系統時候，可以留意有否具備這些功能：員工糧單、考勤明細表、418報表、MPF報表、税表等等。
3.人力資源管理系統的更新頻率
除了評估HR系統的功能外，人力資源管理系統內的資料需與時並進。人力資源管理的薪金計算會涉及不同因素影響，如每年的公眾假期都有變化，而各地的法律法規也會定時更新。因此，在比較不同HR系統供應商時，需要考慮到維護更新的頻率。為以防萬一，HR最好也要學習相關法律，即使HR系統未能立即同步資料庫，亦能靠手動更新人力資源管理系統設定。
4.供應商的服務及穩定性
HR系統的穩定性也是評估範圍內。事實上，人力資源管理系統也是一個巨大的「資料庫」，裡面存放了所有員工的資料。因此在評估一個HR系統時，還需要留意它的安全性和保密性。一般來說，亞馬遜的AWS服務是相對安全和穩定的。此外，記得比較HR系統供應商的售後服務。每個人力資管理系統的使用方法有所出入，難以確保自己百分百會使用該系統，這就很需要客服人員的協助。因此在評估HR系統時，切勿忘記將客戶服務歸納在考量範圍內。
比較HR系統收費計畫
在有限的資金下，企業在選購過程中必然會比較HR系統服務。以市面上較為出名的兩個人力資源管理系統為例，雲端SaaS及HR套裝。在兩個HR系統比較之下，彼此各有千秋。但選用那個HR系統，還需根據業務內容。下圖為兩個HR系統之間的比較：
細心比較兩個HR系統，套裝系統的收費雖然較高，但套系統的客製化程度比較大。另外需注意，雲端系統對網絡的穩定性需求很高；相反，即使網絡出現問題，套裝依然能夠運作。
最後，雖然以上比較了兩個常用的HR系統，但企業還需試用後才能得出結論。每個HR系統因應企業的規模和實際情況所需，而有所不同。想評估出一個HR系統是否適合公司的長遠需求，更需要花時間去認證人力資源管理系統所帶出的成效。
編輯/製圖：Business Digest