【你要知道的商管知識】四招確保Home Office的工作效率

武漢肺炎攻入香港，不少公司都安排員工在家工作，減低感染機會。網上流傳恒生銀行六名管理培訓生（MT），趁公司安排在家工作，相約一同行山，並將合照放上IG，最終被揭發，六人齊接警告信。

網上流傳照片所見，六人在紅香爐峰合照，背景是維港兩岸，更有人舉起手指公，形容「Best WFH activity（最佳的在家辦公活動）」，另外一張圖片則有人舉起勝利手勢，打上「人在野」，神情相當興奮。

恒生銀行發言人指，十分重視相關事件，今次涉事員工為較新入職，其主管已慎重地提醒他們彈性工作安排的守則，會按內部程序及指引嚴正處理。

到底怎樣確保Home Office的工作效率？有以下四招：

一）善用視像會議程式
現時科技已十分方便，視像會議和面對面開會已沒有太大分別。常用的軟件包括Hangout、Zoom和TeamViewer。

Hangout由Google自家推出，只要有Google的帳號就能使用，用戶可以毋須下載軟件，開啟頁面便能進行視像會議。在視像會議期間，還可以直接開啟Google文檔，讓會議成員共同編輯此文檔，作會議紀錄等。免費的群組視訊通話最多可讓 10 位聯絡人一起進行。

Zoom為李嘉誠旗下維港投資持股的「獨角獸」雲端視像會議軟件公司。參與者無需 Zoom 帳戶即可加入會議。也有包括適合小型團隊、中小型企業、大型企業方案，其中小型團隊方案參與者可達 100 名，另設有大型會議附加元件，可讓多達 1,000 位參與者一同參與會議。

TeamViewer設有線上協同作業、參加會議、與個人或群組聊天。用戶只需使用TeamViewer內置「我的會議」功能，便可管理已安排好的會議。每場會議的參與者最多可達到25位。

二）設定明確工作指標
很多時候公司管理缺乏效率，往往是因為缺乏可量化的指標。例如，平面設計師畫了多少張圖，能否如期起貨？市場推廣人員完成了多少文案，接觸了多少客戶？

三）多用手機增強聯繫
當不在辦公室時，與同事保持聯繫更加重要。現時科技發達，無論是文字訊息、通話或視訊都非常方便，更可以利用Google Drive等共享平台同時工作，緊貼工作進度的同時，亦可互相鞭策。

四）定時匯報工作進度
如果上司經常自己詢問下屬工作進度，就容易顯得自己很麻煩。不過如果上司事先約定，團隊每天都在指定時間匯報工作進度，讓員工自己匯報，那就有效率得多。員工不會覺得經常被催促，也會培養員工自律的能力。

做足以上措施，就不用擔心員工在上班時約行山還放上IG了！

製圖／文字：Business Digest