【減輕人力】辦公室自動化必備:oa系統助企業更流暢解決事務

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辦公室自動化必備:oa系統助企業更流暢解決事務

隨着科技進步,「自動化」已是大勢所趨,更已成功引申到生活每一部分,即使是工作也不例外。企業想把業內數據真理妥當,需實行辦公室自動化,因此便不能缺少OA系統。近年大小企業漸漸引用OA辦公系統輔助日常工作。究竟什麼是OA系統?辦公室自動化好處又有什麼?以下為大家一一羅列。

什麼是OA系統

OA,是Office Automation的簡稱,目的希望將公司內部的工作流程整合在同一個平台上,來達到「協同辦公」。而OA辦公系統即利用網絡和OA軟體構建的一個通訊平台,可以自動完成各部門內部的郵件通訊、訊息發佈、文件管理、以及工作流程自動化等等工作。而隨着科技發展, OA辦公系統也不斷改善,辦公室自動化的模式每日都在更新,充分體現出流程自動化對辦公室帶來的好處。

使用者能利用OA系統實行辦公室自動化

辦公室自動化好處

傳統公司需要「Admin」管理公司大小事務,需要HR人員去評估員工工作態度、業績,需要財務人員管理公司資產去向、需要sales去跟進每一筆業務、與客戶建立關係等等。不過現在有OA辦公系統的幫助,就可以實現辦公室自動化,將以上的工作整合一起,大大減省人力物力。當中辦公室自動化的好處包括:

辦公室自動化好處一:

OA系統可以追蹤員工,包括他傳送過的檔案信息、出糧記錄、OT記錄、出差記錄、外出記錄等以及對其工作進行實時跟蹤,上司可透過辦公室自動化系統清楚了解員工的工作態度、業績、效率等,實現全方位、多角度的管理; 

辦公室自動化好處二:

現在的OA系統可以追蹤每件工作的全程,包括工作的起因、經過、結果、每一步驟的執行人、所花費時間等,並可進行事後的查詢、統計,從而改善工作流程;

辦公室自動化好處三:

OA系統可準確記錄屬於公司的每一件資產的「來龍去脈」,量化管理每一件資產,同時對支出進行流程化審批,並進行詳盡記錄,以便事後查詢、統計。在辦公室自動化系統的幫助下,可達到更好的財務管理;

辦公室自動化好處四:

OA系統甚至可以記錄每一位客戶的建立過程、每一筆業務的聯繫過程、每一次回訪的內容

一個優秀的OA辦公系統,絕對可以省卻公司管理大小事項的時間,並且減省你的人力支出。既然辦公室自動化好處數之不盡,那麼,你又應該如何選擇你的OA系統?

用友Yonsuite OA辦公系統

「用友yonyou」是亞太地區最廣泛採用的企業管理系統。該辦公室自動化系統最大的好處,能依據企業發展選擇合適的方案。如果你的企業屬於「成長型企業」,不妨選擇他們的「YonSuite」服務。這個號稱「成長型企業服務」,為企業的「營銷、製造、財務、人力、辦公、採購、平台」各種細項融合一體,方便企業做到全球化經營。

Yonsuite OA辦公系統包含企業必要功能

「YonSuite」OA辦公系統主打「輕量化」,意味使用者不用安裝任何軟件,只需上網便能立即查看數據,達到低成本效果,適合資金有限的創業者。另外這辦公室自動化系統數據安全可靠,採取雲端加密化。雖然企業無需要過高的入場門檻,但涵蓋到的工作範圍卻十分廣闊,例如財務管理、人力資源監察、供應鍊管理、智能製造排程、質量監控、以及電子商務等,這個OA系統都可以做到。

用友NC Cloud OA系統

若企業規模龐大,則推薦使用大型企業服務的「NC Cloud」。這個OA辦公系統與上述的不同之處,就是他提供廣闊的共享服務,企業能將財務、人力資源、採購、IT等數據與跨企業共享,降低成本,增加效益。在大企業裡,資訊往往眾多而且雜亂,「NC Cloud」OA辦公系統可做到企業互聯網化,更靈活地讓企業達到所需的業務流程,發揮出辦公室自動化的最大優勢。

NC Cloud可將大企業的辦公室自動化發揮到極致

中國內地不少大型企業在用用友OA辦公系統,例如海底撈的人力雲端智能便由用友OA辦公系統架構,讓海底撈的的人事、經營、以及考勤等數據一一記錄下來。透過OA系統實行辦公室自動化,大幅降低以往由人手輸入數據所產生的失誤。

OA辦公系統的好處不單單減少企業的成本,例如實行企業無紙化、加強各類文件管理、促進內部員工溝通、高校協同工作等等。其實對於領導者來說也有好處,一個好的OA系統可以實現辦公室自動化,而日理萬機的管理者能把OA辦公系統運用自如的話,就可以掌握每個辦公部門的工作狀況。如果業務出現弊病或者錯漏,亦可以及時解決,同時增強管理者的決策能力,提高整體的辦公效率。

編輯/製圖:Business Digest

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