三個必學會議管理技巧！善用公司會議管理系統 - Business Digest

相信在現今的香港，不論身處哪個行業，開會都是工作中必要的一環。對於老闆與管理層來說，做好會議管理公司將會百利而無一害。為什麼公司需要會議管理呢？因為其實會議的人力成本極高，所以要注意會議管理技巧，亦可以考慮善用會議管理系統，進一步提升會議效率。

做好會議管理能節省公司成本

近年常聽到有個說法（尤其是來自新一代），指開會太花時間，而且成效不彰；又或說做事的人都不會開會，開會的人都少做事；更有公司提倡不開會的文化。可是我們不可能真的廢除會議，因為開會不單是管理企業的重要工具，亦是讓團隊溝通、讓公司改善經營策略的重要場合。精明的公司應該做的是掌握會議管理，而非全盤否定會議的價值。

再者，為何公司要做好會議管理，是因為一個會議的所有與會者都要暫時放下手頭上的工作，只能待到會議結束後，才壓縮在餘下的時間內完成工作。因此，其實會議是有相當成本的事情，而會議成本的基本公式如下：

參加人數 ✕ 時間 ✕ 每位員工按小時計算的工資

如果大家試試算一算，可能會驚覺原來開會涉及的時間與工資成本非常可觀。所以，公司要注重會議管理，讓會議發揮最大的效率。

公司必備的會議管理技巧

公司會議管理技巧的核心原則，是做好會議前的準備工夫與會議後的跟進工作，只將必須共同商議、當面傳達及回應的事項放進會議的議程之中。

會議管理技巧（一）：會議前準備

會議管理技巧首先講求的是良好規劃，會議召集人有責任釐清會議的核心議題，事前備妥會議資料。在召集會議的電郵或訊息之中，主持人可以先簡要說明會議的議題與核心內容；如有需要，亦要提前分發與會者應該預先閱讀的資料。

如果會議議題涉及多位員工甚至多個部門的職能，就要預先分配好準備資料的工作，協同合作。

會議管理技巧（二）：會議中限時與交待清楚

具備管理技巧的會議主持人，在開始時應該先簡述議題的核心，

如需要團隊一起頭腦風暴（brain-storming）想出新意念，就應該限制時間，切勿讓大家留在會議直至想到滿意的意念為止，這樣通常效果都不會很好，只會進一步浪費與會者的時間。

會議結束前，會議主持人應該好好交待每位與會者的後續工作，最好可以即時安排好每項工作的預計完成時間，讓之後跟進更容易、順暢。如非必要，應該避免再召開另一會議來跟進上一會議的進度。

會議管理技巧（三）：會議後整理

會議管理技巧亦包括會議記錄的工作，這份記錄可以給整個團隊作提醒與參考，亦可作為繼續發展策略的基礎。有錄音的習慣是好的，但在會議中即時做筆記要比用錄音有效得多，因為重聽錄音亦要花費不少時間，除非會議極為重要，需要一字不漏的記錄。會議後的記錄整理不應花太多時間，只須扼要記下會議的重點與討論結果即可。

善用會議管理系統，進一步提升效率

在傳統的會議管理技巧以外，現在已有不少給公司用的會議管理系統，提供齊全而強大的功能。例如這些系統可以整合所有員工的行程表，自動擬定出合適的會議時間，亦會適時提前發送會議通知給與會者；會議管理系統亦可顯示與管理會議室的使用狀況，員工可以在會議管理系統中快捷地預約會議室。有了會議管理系統，就可以避免等待另一團隊用完會議室而浪費的時間（尤其對於大型公司）。當然，公司內部的各團隊亦要嚴格遵守會議排程的時間，不互相影響到大家。

在疫情之後，我們已經完全適應視訊會議的模式，會議管理系統亦可管理視訊會議，包括向與會者發送會議連結、自動建立會議連線，以至在視訊會議中的分割畫面。這些功能都可進一步優化視訊會議的效率。

編輯/製圖：Business Digest