【精明工作】三個必學會議管理技巧!善用公司會議管理系統

商業智慧
三個必學會議管理技巧

相信在現今的香港,不論身處哪個行業,開會都是工作中必要的一環。對於老闆與管理層來說,做好會議管理公司將會百利而無一害。為什麼公司需要會議管理呢?因為其實會議的人力成本極高,所以要注意會議管理技巧,亦可以考慮善用會議管理系統,進一步提升會議效率。

做好會議管理能節省公司成本

近年常聽到有個說法(尤其是來自新一代),指開會太花時間,而且成效不彰;又或說做事的人都不會開會,開會的人都少做事;更有公司提倡不開會的文化。可是我們不可能真的廢除會議,因為開會不單是管理企業的重要工具,亦是讓團隊溝通、讓公司改善經營策略的重要場合。精明的公司應該做的是掌握會議管理,而非全盤否定會議的價值。

做好會議管理可以節省公司成本

再者,為何公司要做好會議管理,是因為一個會議的所有與會者都要暫時放下手頭上的工作,只能待到會議結束後,才壓縮在餘下的時間內完成工作。因此,其實會議是有相當成本的事情,而會議成本的基本公式如下:

參加人數 ✕ 時間 ✕ 每位員工按小時計算的工資

如果大家試試算一算,可能會驚覺原來開會涉及的時間與工資成本非常可觀。所以,公司要注重會議管理,讓會議發揮最大的效率。

公司必備的會議管理技巧

公司會議管理技巧的核心原則,是做好會議前的準備工夫與會議後的跟進工作,只將必須共同商議、當面傳達及回應的事項放進會議的議程之中。

會議管理技巧(一):會議前準備

會議管理技巧首先講求的是良好規劃,會議召集人有責任釐清會議的核心議題,事前備妥會議資料。在召集會議的電郵或訊息之中,主持人可以先簡要說明會議的議題與核心內容;如有需要,亦要提前分發與會者應該預先閱讀的資料。

如果會議議題涉及多位員工甚至多個部門的職能,就要預先分配好準備資料的工作,協同合作。

會議管理技巧(二):會議中限時與交待清楚

具備管理技巧的會議主持人,在開始時應該先簡述議題的核心,

如需要團隊一起頭腦風暴(brain-storming)想出新意念,就應該限制時間,切勿讓大家留在會議直至想到滿意的意念為止,這樣通常效果都不會很好,只會進一步浪費與會者的時間。

會議結束前,會議主持人應該好好交待每位與會者的後續工作,最好可以即時安排好每項工作的預計完成時間,讓之後跟進更容易、順暢。如非必要,應該避免再召開另一會議來跟進上一會議的進度。

 會議主持人應具備會議管理技巧

會議管理技巧(三):會議後整理

會議管理技巧亦包括會議記錄的工作,這份記錄可以給整個團隊作提醒與參考,亦可作為繼續發展策略的基礎。有錄音的習慣是好的,但在會議中即時做筆記要比用錄音有效得多,因為重聽錄音亦要花費不少時間,除非會議極為重要,需要一字不漏的記錄。會議後的記錄整理不應花太多時間,只須扼要記下會議的重點與討論結果即可。

善用會議管理系統,進一步提升效率

在傳統的會議管理技巧以外,現在已有不少給公司用的會議管理系統,提供齊全而強大的功能。例如這些系統可以整合所有員工的行程表,自動擬定出合適的會議時間,亦會適時提前發送會議通知給與會者;會議管理系統亦可顯示與管理會議室的使用狀況,員工可以在會議管理系統中快捷地預約會議室。有了會議管理系統,就可以避免等待另一團隊用完會議室而浪費的時間(尤其對於大型公司)。當然,公司內部的各團隊亦要嚴格遵守會議排程的時間,不互相影響到大家。

會議管理系統亦可以管理視訊會議

在疫情之後,我們已經完全適應視訊會議的模式,會議管理系統亦可管理視訊會議,包括向與會者發送會議連結、自動建立會議連線,以至在視訊會議中的分割畫面。這些功能都可進一步優化視訊會議的效率。

編輯/製圖:Business Digest

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