【精明工作】智能辦公室系統有什麼設備?對香港公司有什麼好處?

商業智慧
智能辦公室系統有什麼設備?對香港公司有什麼好處?

大家的公司是智能辦公室嗎?隨著智能城市趨勢的來臨,不少人家中已經開始添置智能家居系統,同一時間,智能辦公室這概念在香港亦愈來愈受到注意。不過怎樣才算是智能辦公室系統?智能辦公室設備又可以做到怎樣的事呢?

智能辦公室系統的原理

智能辦公室(smart office)聽上去很有新興科技企業或初創公司的味道,但這套模式其實適用於所有需要辦公空間的傳統行業。不過在討論智能辦公室的優點之前,我們首先要知道它怎樣運作。

智能辦公室系統的基礎條件之一是物聯網(Internet of Things,簡稱 IoT),兩者的發展可謂息息相關。快速而穩定的網絡連線,加上每種電器之中都設有晶片與微型電腦,那電器之間就可以連接、互動,成為智能辦公室設備。

物聯網是智能辦公室系統的基礎條件

必備的智能辦公室設備硬件

在香港談智能辦公室設備,大家可能首先想到智能家居中的智能大門鎖,可以識別指紋或人臉然後自動開鎖;又或不少人家中都設有智能照明系統,經由 Siri、Google Assisant 或 Amazon Alexa 等智能家居助理,我們可以聲控電燈開關或調光調暗。智能辦公室的設備則延伸得更廣,例如自動的生物狀態感應系統,可以迅速檢測員工的體溫等數據,亦能提醒員工久坐要休息、伸展一下身體;外國有些大規模的公司,甚至設有自動升降的辦公桌。若能將以上的智能辦公室設備引入香港,可以提升工作效率。

智能辦公室設備與系統的核心之一是人工智能(AI)的應用。在辦公室的作業流程之內,已經可以做到用聲控智能助理,處理日常的行政工作,比如定立或更改團隊日程、時間表,只要講一句,成員就會收到電郵通知或紀錄,省卻了傳遞訊息的繁複步驟。

智能辦公室系統的實際應用

在香港實行智能辦公室有什麼好處?就舉最顯而易見的例子:我們每天都要使用電腦工作,但若有了智能辦公室系統之後,我們不用連接實體的電線,亦可以將手機或手提電腦瞬間連接到顯示器或投影機。如此,其實只需為員工備配機動性強的手提電腦,就可以放心讓顯示器留在座位上,即使員工要頻密調動座位,亦隨時都可以一秒連接到座位上的延伸顯示器。

智能辦公室系統將會改變傳統的「會議室」概念

當所有空間都可以作多功能用途時,就可以更靈活地劃分辦公室的空間。傳統的非智能辦公室,多數只有會議室會有投影機與熒幕,但公司不會每時每刻都需要開會、做簡報,當沒有人開會時會議室就空置著,造成空間資源浪費。假如香港公司引入了智能辦公室系統,情況就不同了,設有投影機與熒幕的「會議室」,平時亦可以成為員工常規辦公的地方,當有團隊需要使用投影機開會時,員工之間可以迅速換位與再安排辦公位置。這意味著在香港公司引入智能辦公室設備,連敞大的會議室空間都得到最大的善用。

智能辦公室於香港尤其具優勢

對於智能辦公室在香港的前景,或許有人會反駁說,在家工作的模式已經愈來愈流行,現在推行智能辦公室,不會有些反其道而行嗎?

然而,智能辦公室系統之所以可取,因為讓工作團隊結集在同一空間工作,有很多在家工作無法取代的好處:員工之間的溝通交流最迅速、直接;員工之間少些依賴視像會議,可避免訊號不穩等情況;在辦公室中,要列印與處理必要的紙本文件比在家容易;在同一空間工作有助提升員工士氣,亦有利長遠建立團隊精神。

智能辦公室保留了利於建立團隊精神的優點

因此,辦公室模式大概在可見的未來都不會消失,而更傾向可能會愈來愈演化成智能辦公室。在香港實行智能辦公室尤其多優點,當中最重要的自然是善用資源、節省成本。香港最貴的資源就是土地與空間,公司企業大多都要面對辦公室空間不足的問題,亦要負擔相當的辦公室租金成本;而香港公司採用智能辦公室系統,就可以最大化空間使用,提升租金的平均成本效益。

而在智能辦公室系統之中,電燈會根據時間與天氣而改變採光情況,自我調節亮度;冷、暖氣系統會隨溫度與空間內人數自動調節輸出,避免浪費;本來需要人手開關的電腦與電器換成智能辦公室設備後,都懂得自動在辦公與下班時間開或關。這些功能除了應合環保節能的大趨勢,亦為公司減低電費成本。

智能辦公室系統甚至可以節省人力開支,例如智能監控與警報系統,可以代替保安員一職;而智能的接待系統,亦有可能擔當前台接待員的工作。日後或會出現更先進的智能辦公室設備,自動執行清潔與廢物處理的工作。如此一來,公司可以將調配人力資源到更具生產力的工作上。

編輯/製圖:Business Digest

你可能感興趣

Facebook.png
IG.png