【精明工作】智能辦公室系統有什麼設備？對香港公司有什麼好處？

大家的公司是智能辦公室嗎？隨著智能城市趨勢的來臨，不少人家中已經開始添置智能家居系統，同一時間，智能辦公室這概念在香港亦愈來愈受到注意。不過怎樣才算是智能辦公室系統？智能辦公室設備又可以做到怎樣的事呢？

智能辦公室系統的原理

智能辦公室（smart office）聽上去很有新興科技企業或初創公司的味道，但這套模式其實適用於所有需要辦公空間的傳統行業。不過在討論智能辦公室的優點之前，我們首先要知道它怎樣運作。

智能辦公室系統的基礎條件之一是物聯網（Internet of Things，簡稱 IoT），兩者的發展可謂息息相關。快速而穩定的網絡連線，加上每種電器之中都設有晶片與微型電腦，那電器之間就可以連接、互動，成為智能辦公室設備。

必備的智能辦公室設備硬件

在香港談智能辦公室設備，大家可能首先想到智能家居中的智能大門鎖，可以識別指紋或人臉然後自動開鎖；又或不少人家中都設有智能照明系統，經由 Siri、Google Assisant 或 Amazon Alexa 等智能家居助理，我們可以聲控電燈開關或調光調暗。智能辦公室的設備則延伸得更廣，例如自動的生物狀態感應系統，可以迅速檢測員工的體溫等數據，亦能提醒員工久坐要休息、伸展一下身體；外國有些大規模的公司，甚至設有自動升降的辦公桌。若能將以上的智能辦公室設備引入香港，可以提升工作效率。

智能辦公室設備與系統的核心之一是人工智能（AI）的應用。在辦公室的作業流程之內，已經可以做到用聲控智能助理，處理日常的行政工作，比如定立或更改團隊日程、時間表，只要講一句，成員就會收到電郵通知或紀錄，省卻了傳遞訊息的繁複步驟。

智能辦公室系統的實際應用

在香港實行智能辦公室有什麼好處？就舉最顯而易見的例子：我們每天都要使用電腦工作，但若有了智能辦公室系統之後，我們不用連接實體的電線，亦可以將手機或手提電腦瞬間連接到顯示器或投影機。如此，其實只需為員工備配機動性強的手提電腦，就可以放心讓顯示器留在座位上，即使員工要頻密調動座位，亦隨時都可以一秒連接到座位上的延伸顯示器。

當所有空間都可以作多功能用途時，就可以更靈活地劃分辦公室的空間。傳統的非智能辦公室，多數只有會議室會有投影機與熒幕，但公司不會每時每刻都需要開會、做簡報，當沒有人開會時會議室就空置著，造成空間資源浪費。假如香港公司引入了智能辦公室系統，情況就不同了，設有投影機與熒幕的「會議室」，平時亦可以成為員工常規辦公的地方，當有團隊需要使用投影機開會時，員工之間可以迅速換位與再安排辦公位置。這意味著在香港公司引入智能辦公室設備，連敞大的會議室空間都得到最大的善用。

智能辦公室於香港尤其具優勢

對於智能辦公室在香港的前景，或許有人會反駁說，在家工作的模式已經愈來愈流行，現在推行智能辦公室，不會有些反其道而行嗎？

然而，智能辦公室系統之所以可取，因為讓工作團隊結集在同一空間工作，有很多在家工作無法取代的好處：員工之間的溝通交流最迅速、直接；員工之間少些依賴視像會議，可避免訊號不穩等情況；在辦公室中，要列印與處理必要的紙本文件比在家容易；在同一空間工作有助提升員工士氣，亦有利長遠建立團隊精神。

因此，辦公室模式大概在可見的未來都不會消失，而更傾向可能會愈來愈演化成智能辦公室。在香港實行智能辦公室尤其多優點，當中最重要的自然是善用資源、節省成本。香港最貴的資源就是土地與空間，公司企業大多都要面對辦公室空間不足的問題，亦要負擔相當的辦公室租金成本；而香港公司採用智能辦公室系統，就可以最大化空間使用，提升租金的平均成本效益。

而在智能辦公室系統之中，電燈會根據時間與天氣而改變採光情況，自我調節亮度；冷、暖氣系統會隨溫度與空間內人數自動調節輸出，避免浪費；本來需要人手開關的電腦與電器換成智能辦公室設備後，都懂得自動在辦公與下班時間開或關。這些功能除了應合環保節能的大趨勢，亦為公司減低電費成本。

智能辦公室系統甚至可以節省人力開支，例如智能監控與警報系統，可以代替保安員一職；而智能的接待系統，亦有可能擔當前台接待員的工作。日後或會出現更先進的智能辦公室設備，自動執行清潔與廢物處理的工作。如此一來，公司可以將調配人力資源到更具生產力的工作上。

編輯/製圖：Business Digest