無紙化辦公室已成大趨勢?來了解無紙化好處 - Business Digest

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來了解無紙化好處
早在 2013 年, Google 與其他雲端公司推出 「Go Paperless 2013」活動,向大眾宣傳無紙化辦公室的理念。這個活動強調無紙化好處多不勝數,帶動無紙化趨勢。目前疫情之下,無紙化會議變得越來越普及。其實,我們身處於數碼時代,無紙化是必然現象。究竟企業可以怎樣配合無紙化趨勢?無紙化辦公室又如何實行?
企業順應無紙化趨勢,使用各種線上工具處理文件。

無紙化辦公室好處

無紙化成了新趨勢,這是因為無紙化有很多好處。很多人都知道無紙化的好處不外乎環保,但其實無紙化帶來的好處深具商業價值。數碼時代的訊息千變萬化,無紙化辦公室的好處在於工作流程全自動化,減少人為錯誤,這樣企業就能準確地取得即時資訊,迅速更新資料。

無紙化辦公室好處(一)嚴密監控機密資料,防止資料外洩

近年,銀行業界和金融界帶領無紙化趨勢,加強資料保密的工作。高層主管開會時,必定會經手許多機密資料,而紙本資料的流向其實難以監管。資料一旦外洩,企業又沒有任何追蹤機制,所以很難追查外洩的源頭。不過,如果企業推行無紙化辦公室,那就可以解決這個問題。企業設立了雲端文件管理系統後,會議資料就會受到中央系統監控,再加上身分認證和權限機制,電子資料的使用過程都有跡可尋,這就是無紙化辦公室好處之一。如此一來,企業就會知道存取人的身分,機密資料的去向自然一清二楚,有效防止機密資料外洩。

無紙化辦公室好處(二)節省時間和空間,提高行政效率

無紙化趨勢讓不少企業將行政工作數碼化,提高業務效率。很多公司的文件櫃中有大量紙本郵件和傳真,因此推行無紙化辦公室的目的,就是要利用高性能的掃描儀器和服務器軟件,將紙張轉換為不佔空間的電腦文件檔,這樣企業就毋須再整理紙本文件,也毋須再預留辦公室空間存放紙本資料。另一個無紙化好處就是簽名電子化,減省列印合同的步驟,讓企業隨時隨地都能進行交易。PDF 編輯工具和電子簽名工具讓無紙化辦公室中的文件簽名變得輕而易舉,毋須再列印任何紙本副本。

進入無紙化會議的世代

不少企業紛紛順應無紙化趨勢,將所有內部行政工作電子化。很多人以為無紙化辦公室是疫情衍生出來的副產品,但其實疫情前早已有公司採用無紙化科技處理文書工作,其中無紙化會議最為常見。撇除環保這一點,無紙化會議對資料加密和工作效率都有很大幫助。

無紙化會議逐漸普及化

用平板電腦實現無紙化會議

早期推行無紙化會議時,企業多數採用 OA 系統(Office Automation System),亦即電子郵件和文檔管理軟件。然而,當時處理文件的終端裝置以筆記型電腦為主。由於體機又大又重,不便於隨身攜帶,因此降低了企業推行無紙化會議的意慾。

平板電腦推出後,無紙化會議才開始普及化。相比起筆記型電腦,平板電腦具有更高的行動性、便利性和續航力,加上輕巧易用,又可以隨身攜帶。如果要做任何筆記,在平板電腦上也可以做到畫線和註記的效果。因此,平板電腦促成了無紙化趨勢,推動無紙化會議普及化。

平板電腦促成了無紙化趨勢。

設立雲端文件管理系統實現無紙化會議

如果說平板電腦是無紙化會議的核心設備,那麼雲端系統就是無紙化會議的核心技術。企業可透過雲端儲存服務,將會議資料即時分享給與會者。如此一來,企業可省卻紙本會議的繁瑣流程,提升行政效率。與此同時,平板電腦與雲端服務結合,讓無紙化會議隨時隨地都可以進行。與會者可使用平板電腦讀取開會附件資料,要更新內容的話,那就在雲端文件上進行修改,更新版本會同步至其他人的平板電腦上。

企業設立雲端文件管理系統,目的是協助同事有效地分類文件,讓與會者可快速地搜尋文件,找到所需要的資料。由此可見,雲端文件管理系統鼓勵更多企業推行無紙化會議,帶動無紙化趨勢。

採用掃描軟件配合無紙化會議

掃描軟件可在短時間將大量紙本文檔和圖檔等轉換為電子文件,轉換過程不需一分鐘。不論是什麼數量和格式,掃描軟件都能將文件加入索引分類,讓企業可隨時隨地從系統中檢索檔案,再進行編輯,文件管理效能因此大大提高,這也是無紙化會議的一大優點。

編輯/製圖:Business Digest


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