【精明工作】文件管理系統功能有多強?5點值得推薦的地方

商業智慧
文件管理系統功能有多強?

傳統企業在日常的辦公流程之中,都要處理大量紙本文件。可是這些文件在儲存上極佔空間,要管理及搜索文件5,都要專門的部門同事執行,效率亦不高。處理煩瑣的文件工作不單困擾著中小企,更為大型企業造成人力成本負擔。這時就推薦採用文件管理系統來處理企業的所有文件,文件管理系統的各種功能,可讓企業員工輕鬆管理日常的公務文件。

文件管理系統的趨勢

相信不少企業都會使用 Google Drive 及 Google Docs 作為雲端儲存及管理文件的工具,但其功能始終有限,最理想的選擇是使用文件管理系統(Document Management System,簡稱 DMS)軟件。

文件管理系統的各種功能,可讓企業員工輕鬆管理日常的公務文件

文件管理系統是一套電腦軟件,能夠管理儲存於內聯網的電腦中或伺服器上的文件檔案。隨著電子商貿與遙距工作的趨勢漸漸成熟,文件管理系統愈發受到重視。文件管理系統可說是辦公室電子化、無紙化的重要一步。現在企業的大趨勢是要講求符合 ESG(環境、社會和企業管治)準則,環保當然是重要原因,但文件電子化的優點遠不只於環保,對於企業的辦公效率亦大有助益,以下就推薦文件管理系統的幾個強大功能。

文件管理系統功能推薦(一)妥善儲存

文件電子化的第一個優點,是可以節省大量儲存紙本文件的空間。文件管理系統的功能,可以讓企業員工以數碼形式有條理地儲存所有文件。尤其在香港辦公室寫字樓空間寸金尺土,電子化文件之後,就可以騰出檔案室的空間出來作其他用途,因此推薦企業善用文件管理系統來完成文件電子化。

推薦企業使用文件管理系統取代傳統的文件儲存方式

文件管理系統功能推薦(二)即時搜索

大型企業每天都會產生大量的文件,在儲存後如若欠缺文件管理系統,往後要搜索特定文件將會非常耗時,更壞情況是找不到。有了文件管理系統的即時搜索功能,用戶可以按檔案名、關鍵字、作者、建立及修改日期、成員權限等條件,快速地搜索出需要的文件。企業員工毋須再在箱子堆中找出厚重的文件夾,逐份地找出所需的文件,這為企業的日常辦公節省了大量的時間。

文件管理系統功能推薦(三)追踪變化

在搜索以外,文件管理系統亦有追踪文件變化的功能,一份文件有任何修改都會有記錄,這就避免了傳統使用紙本文件與離線電子文件時,會常遇到的新舊文件版本混亂問題,避免出錯之餘亦提升團隊整體工作效率。而且對於文件管理系統上的重要文件,不同層級的主管閱覽及簽署過後,都會在系統顯示出來,讓員工之間協作的作業流程一目了然。

文件管理系統亦有追踪文件簽署等變化的功能,推薦企業善用

文件管理系統功能推薦(四)簡易共用

文件管理系統的權限設定及共用功能,容許管理員可以根據部門與職級,為每個文件設定存取、修改或只供閱覽等幾種權限,對於較敏感的法律合約或財務文件,可以保證不會被隨意或錯誤存取到。用系統為文件分門別類,亦可以讓各部門專注處理屬於自己職能的文件,而不會被海量的文件淹沒。

文件管理系統功能推薦(五)嚴密安全性

文件管理系統亦具備極佳的安全保護功能,只要管理員保管好密碼不外洩,系統中的電子文件就有極高的防護性,不用擔心遺失或被盜竊,更不會再因水浸或火災等事件,永久損毁重要的公司文件。

編輯/製圖:Business Digest

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