【精明工作】文件管理系統功能有多強？5點值得推薦的地方

傳統企業在日常的辦公流程之中，都要處理大量紙本文件。可是這些文件在儲存上極佔空間，要管理及搜索文件5，都要專門的部門同事執行，效率亦不高。處理煩瑣的文件工作不單困擾著中小企，更為大型企業造成人力成本負擔。這時就推薦採用文件管理系統來處理企業的所有文件，文件管理系統的各種功能，可讓企業員工輕鬆管理日常的公務文件。

文件管理系統的趨勢

相信不少企業都會使用 Google Drive 及 Google Docs 作為雲端儲存及管理文件的工具，但其功能始終有限，最理想的選擇是使用文件管理系統（Document Management System，簡稱 DMS）軟件。

文件管理系統是一套電腦軟件，能夠管理儲存於內聯網的電腦中或伺服器上的文件檔案。隨著電子商貿與遙距工作的趨勢漸漸成熟，文件管理系統愈發受到重視。文件管理系統可說是辦公室電子化、無紙化的重要一步。現在企業的大趨勢是要講求符合 ESG（環境、社會和企業管治）準則，環保當然是重要原因，但文件電子化的優點遠不只於環保，對於企業的辦公效率亦大有助益，以下就推薦文件管理系統的幾個強大功能。

文件管理系統功能推薦（一）妥善儲存

文件電子化的第一個優點，是可以節省大量儲存紙本文件的空間。文件管理系統的功能，可以讓企業員工以數碼形式有條理地儲存所有文件。尤其在香港辦公室寫字樓空間寸金尺土，電子化文件之後，就可以騰出檔案室的空間出來作其他用途，因此推薦企業善用文件管理系統來完成文件電子化。

文件管理系統功能推薦（二）即時搜索

大型企業每天都會產生大量的文件，在儲存後如若欠缺文件管理系統，往後要搜索特定文件將會非常耗時，更壞情況是找不到。有了文件管理系統的即時搜索功能，用戶可以按檔案名、關鍵字、作者、建立及修改日期、成員權限等條件，快速地搜索出需要的文件。企業員工毋須再在箱子堆中找出厚重的文件夾，逐份地找出所需的文件，這為企業的日常辦公節省了大量的時間。

文件管理系統功能推薦（三）追踪變化

在搜索以外，文件管理系統亦有追踪文件變化的功能，一份文件有任何修改都會有記錄，這就避免了傳統使用紙本文件與離線電子文件時，會常遇到的新舊文件版本混亂問題，避免出錯之餘亦提升團隊整體工作效率。而且對於文件管理系統上的重要文件，不同層級的主管閱覽及簽署過後，都會在系統顯示出來，讓員工之間協作的作業流程一目了然。

文件管理系統功能推薦（四）簡易共用

文件管理系統的權限設定及共用功能，容許管理員可以根據部門與職級，為每個文件設定存取、修改或只供閱覽等幾種權限，對於較敏感的法律合約或財務文件，可以保證不會被隨意或錯誤存取到。用系統為文件分門別類，亦可以讓各部門專注處理屬於自己職能的文件，而不會被海量的文件淹沒。

文件管理系統功能推薦（五）嚴密安全性

文件管理系統亦具備極佳的安全保護功能，只要管理員保管好密碼不外洩，系統中的電子文件就有極高的防護性，不用擔心遺失或被盜竊，更不會再因水浸或火災等事件，永久損毁重要的公司文件。

編輯/製圖：Business Digest